Geschäftsordnung des Vorstandes und erweiterten Vorstandes
Gültig ab 25.01.2026

§ 1 Der Vorstand

Der Vorstand besteht gemäß Satzung aus folgenden 3 Positionen:
1. Vorstand (Vorstandsvorsitz)
2. Vorstand ( Kassenwart)
3. Vorstand (Schriftführer)

a) Die Aufgaben der Vorstandsmitglieder verteilen sich wie folgt:
I. 1. Vorsitzende/r (Vorstandsvorsitz)
– Vertretung des Verbands nach außen
– Einberufung von Sitzungen der Mitglieder des Vorstandes, des Beirats und der Mitgliedervollversammlung
– Durchsetzung datenschutzrechtlicher Theme
– Organisation der Pagan Con
– Kommunikation mit den Mitgliedern in Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsmitgliedern

II. 2. Vorsitzende/r (Kassenwart)
– Vertretung des Verbands nach außen
– Verwaltung der Verbandsfinanzen
– Beitragsverwaltung inklusive Banking und Mahnwesen
– Organisation der Pagan Con
– Kommunikation mit den Mitgliedern in Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsmitgliedern

III. 3. Schriftführer
– Vertretung des Verbands nach außen
– Protokollanfertigung auf Sitzungen des Vorstandes und des Beirates sowie auf der Mitgliederversammlung
– Organisation der Pagan Con
– Koordination Website, Social Media und Newsletter
– Kommunikation mit den Mitgliedern in Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsmitgliedern

b) Die Vorstandsmitglieder können die Aufgaben untereinander vertreten.
c) Der Vorstand kann zur Erledigung von Aufgaben weitere Mitglieder hinzuziehen (z.B. IT oder Pagan Con, Newsletter, SocialMedia, etc.).
d) Vorstandsmitglieder sollten keine RC’s sein.

§2 Vorstandssitzungen

(1) Sitzungen der Vorstandsmitglieder und des Beirats können online stattfinden.
(2) Zur Sitzung ist 14 Tage vorher schriftlich oder per Email einzuladen.
(3) Die Sitzung ist zu protokollieren (Beschlussprotokoll) und dem Vorstand zu schicken.
(4) Die Einladung zur Sitzung erfolgt durch ein Vorstandsmitglied.
(5) Diese Sitzungen sollten mehrmals im Jahr, mindestens jedoch zweimal durchgeführt werden.

§ 3 Der Beirat

(1) Neben dem Vorstand gibt es in der PFI Deutschland e.V. den Beirat. Er berät den Vorstand und
unterstützt die Vorstandsmitglieder. Er hat in Vorstandsangelegenheiten kein Stimmrecht.
(2) Zu diesem gehören
– die Regionalkoordinierenden
– die Arbeitsgruppensprecher/innen
– die Mediator/innen
– zu besonderen Aufgaben berufene Mitglieder des Verbands (z.B. Ansprechpartner bei Fragen des interreligiösen Dialogs, Organisation der Pagan Con, etc.).
(3) Beiräte genießen das Vertrauen des Vorstands und arbeiten mit diesem in enger Abstimmung
zusammen. Die Ernennung oder Abberufung eines Beiratsmitgliedes liegt in der Zuständigkeit des Vorstands.
(4) Alle Beiräte geben mindestens 2-mal pro Jahr einen Bericht über ihre Tätigkeiten an den Vorstand und stimmen sich entsprechend ab. Dies kann in formloser Form per Telefonat/Mail oder Videokonferenz erfolgen. Dieser Bericht enthält mindestens stichwortartig eine Übersicht über alle Aktivitäten und oder Projektstände.
(5) Bei Medienkontakten und auch bei öffentlichen Events ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand erforderlich. Wenn möglich ist hier eine Dokumentation zu erstellen

§ 4 Aufgabenbeschreibungen der Beiräte in den verschiedenen Funktionen

4.1 Regionalkoordination
Die Regionalkoordinatoren (RCs) der Pagan Federation International – Deutschland e.V. (PFI) spielen eine zentrale Rolle im lebendigen Miteinander unserer Gemeinschaft. Sie sind weit mehr als nur regionale Ansprechpartner – sie sind Herz und Stimme der PFI vor Ort. Als Verbindungsglied zwischen dem Vorstand und den Mitgliedern in ihrer Region setzen sie sich dafür ein, dass das, was uns alle verbindet – unsere heidnische/pagane Spiritualität – sichtbar, erlebbar und miteinander geteilt wird.

Was machen Regionalkoordinatoren konkret?

Ihre Aufgaben sind vielseitig und reichen weit über organisatorische Tätigkeiten hinaus:
a) Initiativen fördern und begleiten: Ob Stammtische, Jahreskreisfeste, Workshops oder Infoabende – RCs unterstützen lokale Gruppen, Einzelpersonen und Projekte, die das pagane Leben in ihrer Region stärken. Sie helfen bei der Planung, Organisation oder Vernetzung und stehen mit Rat und Erfahrung zur Seite.
b) Austausch und Vernetzung ermöglichen: RCs bringen Menschen zusammen. Sie schaffen Räume, in denen sich Heiden, Wiccas, Druiden, Schamanen und andere pagane Richtungen begegnen können – auf Augenhöhe, respektvoll und ohne Dogma. Dabei fördern sie den Dialog, den Erfahrungsaustausch und das gegenseitige Verständnis zwischen verschiedenen Traditionen und Lebenswegen.
c) Ansprechpartner für Interessierte: Wer Fragen hat oder Anschluss sucht, trifft bei den RCs auf offene Ohren. Sie beantworten Anfragen, vermitteln Kontakte und helfen Menschen dabei, in ihrer Region Gleichgesinnte zu finden. Auch Neulinge oder Suchende finden bei ihnen oft den ersten Zugang zur PFI und zum Heidentum allgemein.
d) Brücken bauen und vertreten: In ihrer Rolle vertreten RCs die Werte und Ziele der PFI in ihrer Region – und bringen gleichzeitig die Anliegen und Themen ihrer Region in den überregionalen Austausch ein. So entsteht eine dynamische Verbindung zwischen lokaler Vielfalt und gemeinsamer Ausrichtung.

Unterstützung des Vorstandes:
Die RCs arbeiten eng mit dem Vorstand der PFI Deutschland zusammen und werden bei Bedarf durch Arbeitsgruppen, themenspezifische Ansprechpartner oder Mediatoren unterstützt. Diese helfen, regionale Projekte umzusetzen, Konflikte konstruktiv zu klären oder neue Ideen voranzubringen.

4.2 Arbeitsgruppenleitung
Die PFI Deutschland pflegt Arbeitsgruppen zu bestimmten Themen. Die formalen Bestimmungen aus Punkt 3.3 – 3.5 gelten entsprechend.

4.2.1 AG Mentoring & Bildung
Du bist die Knotenperson für neue Mitglieder und erfahrene Wegbegleiter. Du entwickelst ein tragfähiges Mentoring-Programm, schulst Mentoren und schaffst Orientierung für spirituell Suchende. Du koordinierst Bildungsformate wie Workshops oder Online-Kurse und hilfst dabei, Lehrmaterialien und Curricula aufzubauen. Kurz: Du schaffst einen Raum für persönliches Wachstum und tieferes Verständnis.

4.2.2 Gemeinschaftsrituale, Feste & Zeremonien
Dein Fokus liegt auf der Organisation unserer spirituellen Highlights – von Jahreskreisfesten bis zur Pagan Con. Du behältst den Überblick über Programm, Referenten und Atmosphäre. Du sorgst dafür, dass Rituale inklusiv, respektvoll und kraftvoll erlebt werden. Du dokumentierst, vernetzt und entwickelst Formate, die unsere Gemeinschaft zusammenbringen.

4.2.3 Interreligiöser Dialog
Du bist unsere Brückenbauer zu anderen Glaubensrichtungen. Du entwickelst Austauschformate, vertrittst uns in interreligiösen Gremien und gibst unseren Mitgliedern Tools an die Hand, um in den Dialog zu gehen. Dein Ziel ist es, Vorurteile zu überwinden, Offenheit zu fördern und Verständnis zu schaffen – nach innen wie nach außen.

4.2.4 Öffentlichkeitsarbeit & Aufklärung
Du machst Paganismus sichtbar – kreativ, informativ und mit Haltung. Du betreust Website (Inhalte) und Newsletter, erstellst Materialien für Presse und Öffentlichkeit und sorgst dafür, dass wir bei Veranstaltungen, Aktionen und in den Medien ein klares Bild abgeben. Du bist Sprachrohr und Botschafter zugleich.

4.2.5 Umwelt & Naturverbindung
Du bringst Spirit und Erde zusammen. Ob Clean-Up-Day, Pflanzenaktion oder Kraftortpflege – du koordinierst Aktionen, die unser ökologisches Bewusstsein stärken. Du arbeitest mit Umweltgruppen zusammen und zeigst, wie gelebte Spiritualität Hand in Hand mit Nachhaltigkeit gehen kann. 

4.2.6 Digitale Plattform & Infrastruktur
Du baust und betreust unsere digitalen Räume. Ob Mitgliederportal, Online-Kalender oder Dateiablage – du sorgst dafür, dass alles läuft. Du schulst andere im Umgang mit digitalen Tools, achtest auf Datenschutz und Barrierefreiheit und hilfst, den technischen Rückhalt unserer Arbeit zu sichern.

4.2.7 Trauer und Tod
In dieser AG geht es um alle Themen rund um den Tod, die Vorbereitung darauf und die Einarbeitung in rechtliche Gegebenheiten, z.B. Patientenverfügungen oder Trauerredner, Trauerbegleitung. Hier erarbeiten wir ein Konzept, das Verbandsintern für die Mitglieder Unterstützung bieten kann aber auch um z.B. eigene Trauerredner zu schulen.

4.3. Mediation
MediatorInnen werden auf der MV für jeweils einen Zyklus (von MV zu MV) gewählt. Es werden mindestens zwei Mitglieder paritätisch gewählt. Wiederwahl ist zulässig. Die Wahl muss persönlich erfolgen. Nicht persönlich anwesende Mitglieder können sich im Vorwege, schriftlich beim Vorstand zur Kandidatur anmelden. Eine schriftliche Wahlannahmeerklärung ist zwingend.
Ihnen obliegt die interne Streitschlichtung sowohl zwischen einzelnen Mitgliedern und der Streitschlichtung zwischen Mitgliedern und Vorstand, RegionalkoordinatorInnen und ArbeitsgruppenleiterInnen. (aus MV 2021)
Die Arbeit der Mediatoren setzt ein sehr großes Vertrauen aller voraus. Die Mediatoren sind daher angehalten, Vertraulichkeit zu gewährleisten, sowie dies von der Beschwerde führenden Partei verlangt wird. Ansonsten unterliegt die Amtsführung allein den Mediatoren selbst.

§ 5 Schlussbestimmung
Satzungsgemäß müssen Änderungen der Geschäftsordnung durch die Mitgliederversammlung genehmigt und beschlossen werden.